In het scherm van een nieuwe e-mail in Outlook Online is via het menu een bijlage toe te voegen via de knop "Bestand bijvoegen".
Er is vervolgens keuze uit opties:
1. Op deze computer zoeken
Met deze optie voegt u een document toe vanaf uw eigen computer.
Voor het versturen van documenten die in Microsoft 365 zijn opgeslagen gebruik een andere optie.
2. OneDrive
De optie OneDrive begint vaak in het overzicht met recent gebruikte bestanden. Vaak zult u hier al het document vinden wat u wilt toevoegen zeker als u dat zelf heeft gemaakt of bewerkt.
Als u onder OneDrive gaat naar "Bestanden" dan ziet u daar uw eigen bestanden van uw eigen OneDrive. In een omgeving waarin wordt samengewerkt staan hier meestal niet zoveel bestanden. Helaas worden de mappen via de nieuw manier van snelkoppelingen hier nog niet weergegeven; het vermoeden is dat die optie ooit wel zal komen (geduld).
Als u gaat naar "Gedeeld met u" dan vindt u daar de documenten die anderen met u gedeeld hebben en vaak ook de documenten die u zelf met anderen (bijvoorbeeld extern) hebt gedeeld.
Onder "Groepen" vindt u de SharePoint groepen zoals die ook bij Teams horen en via die groepen kunt u bij alle opgeslagen documenten van de groepen/teams.
Onder "Recente bijlagen" vindt u documenten die in de Outlook mail zijn ontvangen of verstuurd (handig om een document door te sturen zonder de mail zelf door te hoeven sturen).
3. Uploaden en delen
Deze optie zal een bestand vanaf uw computer uploaden naar uw OneDrive in de map "Bijlagen" (maar die locatie is te wijzigen) en vervolgens dit document delen als een link (niet als bijgevoegd bestand in de e-mail).
Soms is een link delen handig als het om een "levend" document gaat bijvoorbeeld een rooster. De ontvanger kan dan via de link altijd de actuele versie zien. Ook kan iemand via een link toegang krijgen tot een centraal document om daarin te kunnen wijzigen. Een gedeeld document zal in een afgeschermde omgeving aan de ontvanger wel vragen om te authentiseren voor toegang (niet openbaar delen).
Als met rechts wordt geklikt op een te versturen link dan kan alsnog gekozen worden voor "Bijvoegen als kopie". Zie ook de andere opties bij rechts klikken op een link (o.a. delen voor bewerken; standaard is weergeven als het goed is).
4. Koppeling
Bij deze optie is het mogelijk zelf een link op te maken bijvoorbeeld van de website (van de kerk) en deze mee te sturen met een opgegeven naam voor de link.
5. Aanbevolen bestanden
Onder "Aanbevolen bestanden" zijn een klein aantal recent gebruikte bestanden te zien. Dit is de snelle optie voor documenten die net zijn gebruikt op geopend.
Een trucje kan dus zijn om een document even te openen voor lezen bijvoorbeeld in Teams om deze dan via Outlook Online snel in te kunnen voegen als bijlage.
Keuze genoeg maar de opties 5 (recent en snel) en 2 (alles) zullen het meeste worden gebruikt.
(Fjellet/RKO/2-11-2024)