Klassiek


De een klassieke manier van ene fileserver en ook enigszins van SharePoint is om mappen open of dicht te zetten voor verschillende gebruikers of groepen gebruikers.


Dit is een bewerkelijk methode en moet dan door een "beheerder" worden uitgevoerd en onderhouden. Ook is voor gebruikers vaak niet duidelijk wie waarin toegang heeft.



Teams


De nieuwe manier van samenwerken in Teams richt zich op groepen (teams) die heel nauw samenwerken. Zij hebben dan allemaal vrijwel gelijke rechten om met de documenten in dat Team om te gaan (het doel is "samenwerken").


Elke groep die samenwerkt voor een bepaald doel moet dus in een eigen Team zitten. Subteams of zoiets dan bestaat niet. Het is dus een platte organisatie van rechten (in tegenstelling tot voorheen hiërarchisch).



Nieuwe mogelijkheden in Teams (privé- en gedeelde kanalen)


Sinds een tijd is daar in Teams bijgekomen om samen te werken in een "privé" kanaal en een "gedeeld" kanaal.


Een privé kanaal laat een subgroep van gebruikers in een Team samenwerken in een kanaal wat alleen voor die deelnemers is. Bijvoorbeeld een kanaal "Beroepingscommissie" als privé kanaal binnen het Kerkenraad team.


Een gedeeld kanaal laat mensen van buiten het team samenwerken met het team of een deel van het team. Hiermee kan dus buiten het Team worden samengewerkt.


Nog steeds gaat het om samenwerken en niet bijvoorbeeld rechten om alleen te lezen.



Hoe documenten beschermen?


Er zijn een paar manieren om documenten te beschermen tegen wijzigingen:

  1. In een Word- of Excel document is tegenwoordig in te stellen via het menu "Alleen-weergeven altijd openen" (deze optie beschermd tegen per ongeluk wijzigen door gebruikers die het document alleen openen om te lezen; een mooie optie die je eigenlijk altijd aan zou moeten zetten)
  2. Een Word bestand kan worden opgeslagen als een PDF document (wordt dan een download die weer in de bestanden van het kanaal geupload of gesleept moet worden)
  3. Een document kan "Gedeeld" worden en (meestal) is dat standaard als alleen lezen


Advies:


Optie 1: Altijd gebruiken en zeker als een document redelijk definitief is (maar beter daarom gelijk doen)


Optie 2: Een goede methode voor een scriba of secretaris die agenda en verslag maakt in zijn eigen Team (Scriba) en de PDF plaatst in het Team Kerkenraad (kanaal "Vergaderingen", map "Agenda's en verslagen").


Optie 3: Handig voor beperkt gebruik waar documenten met individuele gebruikers moeten worden gedeeld en zij altijd de laatste versie moeten kunnen zien (of soms voor sommigen te bewerken zijn)



(Fjellet/RKO/2-11-2024)