Instelling voor alleen-weergeven om een Word document te beschermen
Er is een vrij nieuwe optie in Word Online en in Word om een document te beschermen tegen onbedoeld wijzigen. Dit is erg handig in een omgeving zoals Teams waar documenten standaard worden gedeeld met alle team-leden.
Zodra een document redelijk af is kun je het beste deze optie inschakelen in het document. En eigenlijk moet je het gelijk doen als het document ontstaat dan kun je het ook niet vergeten (zelf kun je het document altijd nog weer wijzigen door menu "Bewerken" te kiezen).
Zodra een gebruiker dit document opent wordt een melding getoond "Alleen-weergeven altijd openen" en "De auteur heeft ingesteld dat dit bestand wordt geopend als alleen-weergeven om onbedoelde wijzigingen te voorkomen". Zie afbeelding 1.
Op deze manier voorkom je per ongeluk wijzigen van een document waar ook de naam van de gebruiker bij het document wordt vermeld in het overzicht en er een versie wordt gemaakt in de versiegeschiedenis van het document.
Elke gebruiker kan deze instelling overrulen door uit het menu te kiezen "Bewerken" (en zo is dat ook bedoeld; ook de maker van het document moet zo eventuele wijzigingen aanbrengen).
Vaak is het de bedoeling dat anderen een document niet wijzigen, bijvoorbeeld de agenda's van de vergaderingen, maak daar dan gewoon een afspraak over met elkaar dat alleen de secretatis de agenda en het verslag maakt en wijzigt.
Het is dus geen totale beveiliging waarbij anderen niet kunnen wijzigen.
Als dit gewenst is dan is het een optie om een Word document op te slaan als PDF en dit document dan in een breder Team zoals "Kerkenraad" te plaatsen.
Instellen van alleen-weergeven voor een Word document
- Open het Word document
- Ga naar menu "Bestand"
- Ga naar "Info"
- Kies "Alleen-weergeven altijd openen" (zie afbeelding 2)
- Sluit het document
Afbeelding 1
Afbeelding 2
(Fjellet/RKO/2-11-2024)