Het is vaak een bewuste keuze om OneDrive Synchronisatie niet beschikbaar te maken voor gebruikers in de kerk-omgeving.
OneDrive Synchronisatie wordt in het bedrijfsleven vooral gebruikt om documentformaten te synchroniseren naar SharePoint die niet door Office 365 zelf worden ondersteund. De Synchronisatie Client op de lokale computer zorgt er dan voor dat bestanden te zien zijn in de verkenner van de gebruiker.
Voor kerken is dit echter geen goede manier van werken.
Een aantal redenen waarom OneDrive Synchronisatie voor kerken beter niet kan worden toegepast:
- Documenten komen dan op de privé computer van gebruikers terecht en bij gedeelde computers in huis is dat problematisch voor AVG
- OneDrive synchronisatie kan corruptie en bulk verwijderen van documenten veroorzaken bij ondeskundig gebruik, documenten in SharePoint kunnen dan kwijt raken zonder dat dit direct opvalt
- Als je documenten lokaal haalt dan heb je als gebruiker een Office pakket van recente versie nodig om deze bestanden te kunnen openen op de computer en dat heeft niet iedereen; dan levert dat vaak vragen op nadat de Sync al is aan gezet
- Werken via Teams geeft veel meer context en informatie door de kanalen en berichten rond de wijzigingen van documenten
Er wordt soms wel een uitzondering gemaakt voor computers die eigendom zijn van de kerk, bijvoorbeeld voor een kerkelijk bureau of scriba. Alleen deze door de organisatie beheerde computers, gekoppeld aan Microsoft 365, krijgen dan de beschikking over OneDrive Synchronisatie. Deze computer wordt specifiek alleen gebruikt voor het kerkenwerk.
(Fjellet/RKO/2-11-2024)